一場(chǎng)會(huì)務(wù)活動(dòng)從開始到結(jié)束,會(huì)務(wù)公司的服務(wù)流程決定了會(huì)務(wù)能否成功舉辦,作為專業(yè)的營(yíng)銷咨詢公司,根據(jù)多年的會(huì)務(wù)接待經(jīng)驗(yàn)總結(jié)了會(huì)務(wù)服務(wù)流程,以及在會(huì)務(wù)策劃的過(guò)程中要注意哪些事情?希望可以幫助到需要會(huì)務(wù)策劃的企業(yè)

一、會(huì)務(wù)策劃流程

1、會(huì)前準(zhǔn)備工作

1.1.組織會(huì)務(wù)班子,明確工作職責(zé).大型會(huì)務(wù)還要制訂詳細(xì)的會(huì)務(wù)工作方案.

1.2.發(fā)出會(huì)務(wù)通知.包括會(huì)務(wù)名稱、內(nèi)容、會(huì)期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍.

1.3.印制會(huì)務(wù)日程,編排好會(huì)務(wù)程序,制定注意事項(xiàng).

1.4.大型會(huì)務(wù)要編組并提出小組召集人、討論地點(diǎn).

1.5.大型會(huì)務(wù)要印制會(huì)務(wù)憑證.如出席證、列席證、工作證、就餐證、請(qǐng)柬等.　　1.6.會(huì)場(chǎng)布置.會(huì)場(chǎng)布置要充分體現(xiàn)會(huì)務(wù)氣氛.

(1)懸掛會(huì)標(biāo)、徽記、旗幟等.

(2)設(shè)置主席臺(tái),落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo),安排座次,設(shè)置發(fā)言席,擺放席簽、話筒,并保證音響效果.

(3)確定會(huì)務(wù)桌擺放形式,明確劃分會(huì)場(chǎng)區(qū)域,并使與會(huì)者明確.　　(4)保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效.　　(5)擺放適量花卉.　　1.7.后勤服務(wù)工作.大型會(huì)務(wù)要對(duì)與會(huì)人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排.　　1.8.做好會(huì)務(wù)發(fā)言、投票、發(fā)獎(jiǎng)、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作.　　1.9.進(jìn)行會(huì)前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)準(zhǔn)備工作情況.

2、會(huì)間組織與服務(wù)工作

2.1.會(huì)務(wù)人員提前1小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng),反復(fù)檢查會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備情況.　　2.2.搞好會(huì)務(wù)簽到、材料分發(fā).

2.3.落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊.　　2.4.按預(yù)定方案組織與會(huì)人員由前向后依次就座.

2.5.維持好會(huì)場(chǎng)秩序.會(huì)務(wù)開始前5分鐘,關(guān)閉會(huì)場(chǎng)大門,與會(huì)人員入座就緒,無(wú)關(guān)人員離開會(huì)場(chǎng);開會(huì)期間關(guān)閉手機(jī)及bp機(jī),一般不允許找人,無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會(huì)場(chǎng).　　2.6.做好會(huì)務(wù)記錄,寫好會(huì)務(wù)簡(jiǎn)報(bào).

2.7.組織照相.

2.8.為與會(huì)人員預(yù)定車票、機(jī)票等.

3、會(huì)務(wù)善后工作

3.1.會(huì)務(wù)結(jié)束后,要檢查會(huì)場(chǎng),帶回剩余材料、席簽等.

3.2.組織送站.根據(jù)與會(huì)人員離會(huì)時(shí)間,提前安排車輛、送站人員等.　　3.3.做好會(huì)務(wù)文件的清退、收集、歸檔工作.

3.4.做好會(huì)務(wù)報(bào)道工作.二、會(huì)務(wù)策劃注意事項(xiàng)

1.會(huì)務(wù)場(chǎng)地布置　　根據(jù)會(huì)務(wù)的人數(shù)和目的,可以選擇課桌式,宴會(huì)式,劇院式等各種臺(tái)型布置.一般會(huì)務(wù)公司會(huì)根據(jù)您的要求來(lái)設(shè)計(jì)特別臺(tái)型,增加橫幅、廣告畫等等,讓您的會(huì)場(chǎng)更顯尊貴.

2.會(huì)務(wù)接待

找一家經(jīng)驗(yàn)豐富的會(huì)務(wù)公司,他們可以提供各種類型的會(huì)務(wù)服務(wù)咨詢,并可以根據(jù)您的會(huì)務(wù)目的,人數(shù),財(cái)務(wù)預(yù)算及其它各種特殊項(xiàng)目制作一項(xiàng)屬于您的會(huì)務(wù)策劃.

3.廣告產(chǎn)品設(shè)計(jì)與制作

安排設(shè)計(jì)會(huì)務(wù)產(chǎn)品展示,印刷邀請(qǐng)函和胸卡會(huì)務(wù)主題或產(chǎn)品介紹書.

4.會(huì)務(wù)設(shè)備

一般性的會(huì)務(wù)設(shè)備有:主席臺(tái)、演講臺(tái)、無(wú)線(有線)麥克、白板、紙筆、屏幕、幻燈機(jī)、多媒體投影儀、背景板、指示牌、簽到臺(tái)等,高等級(jí)的會(huì)務(wù)將根據(jù)要求提供專業(yè)舞臺(tái)、音響擴(kuò)音系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、演出燈光系統(tǒng)、視聽設(shè)備、電視墻等.　　5.會(huì)后總結(jié)　　為使會(huì)務(wù)有一個(gè)更圓滿的效果,要花功夫整理會(huì)務(wù)資料,統(tǒng)計(jì)客戶名單、地址、整理歸檔客戶反饋意見、總結(jié)會(huì)務(wù)意見,安排客戶返回等.