有效地設(shè)計(jì)一個(gè)會(huì)議,可以遵循一個(gè)簡(jiǎn)單的套路,首先想清楚會(huì)議需要達(dá)成的結(jié)果,宣布決定?引發(fā)討論?還是總結(jié)匯報(bào)?不同的目標(biāo),會(huì)議組織方式也迥然不同.其次是想清楚通過(guò)怎么的議程可以達(dá)成目標(biāo).下面小編就分享一下公司近幾年做會(huì)議策劃的一點(diǎn)心得,希望可以幫助到大家.

一、高效率的會(huì)議會(huì)務(wù)策劃技巧

1.在組織一次會(huì)議之前,一定要明確此次會(huì)議的目的.會(huì)議不論大小、規(guī)模,都要有明確的會(huì)議議題及所要討論、解決問(wèn)題,并要讓參會(huì)人員知曉,并提前做好準(zhǔn)備工作.如果有會(huì)議資料需要讓參會(huì)人員了解,一定要及時(shí)發(fā)放并叮囑參會(huì)人員閱.

2.參會(huì)人員范圍一定要準(zhǔn)確.一般參會(huì)人員需要組織人員、主持人、會(huì)議參與者和記錄人.會(huì)議參與者范圍既不能過(guò)大也不能過(guò)小.人數(shù)過(guò)多,表達(dá)意見(jiàn)過(guò)多、分散,不易形成統(tǒng)一意見(jiàn),而且也容易造成會(huì)議時(shí)間的冗長(zhǎng);人數(shù)過(guò)少,不能有效收集意見(jiàn).

3.做好會(huì)議前的準(zhǔn)備工作.會(huì)議前準(zhǔn)備工作應(yīng)包括發(fā)放會(huì)議通知,通知內(nèi)容全面,應(yīng)包括時(shí)間、地點(diǎn)、議題、參加人員、會(huì)議議程及所需時(shí)間、會(huì)議要求等,同時(shí)要確保發(fā)放到位,避免因?yàn)閰⒓尤宋唇拥酵ㄖ绊憛?huì)的情形出現(xiàn).會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的布置(包括會(huì)場(chǎng)宣傳橫幅的懸掛、會(huì)議座次安排、席簽、水果、茶杯、鮮花、資料、會(huì)議桌擺放形式)、調(diào)試好燈光、音響、空調(diào)等電子設(shè)備.

4.會(huì)議過(guò)程中,要充分發(fā)揮主持人的協(xié)調(diào)作用.合理安排次序,一般重要的議題放在前面討論.在開(kāi)會(huì)時(shí),要注意緊緊圍繞會(huì)議議題發(fā)言,同時(shí)要控制好發(fā)言時(shí)間,有的企業(yè)為了控制時(shí)間,設(shè)置鬧鐘、提示器等設(shè)備進(jìn)行提示,當(dāng)發(fā)言人離題太遠(yuǎn),也可以提醒主持人制止.當(dāng)會(huì)議議題爭(zhēng)論不下時(shí),主持人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行會(huì)場(chǎng)協(xié)調(diào),保證會(huì)議順利進(jìn)行.

5.會(huì)議過(guò)程中,還有做好服務(wù).例如每隔一段時(shí)間就要讓服務(wù)人員續(xù)水、會(huì)議有時(shí)需要臨時(shí)增加與會(huì)人員,應(yīng)及時(shí)通知等等,還有就是突發(fā)情況的及時(shí)處置.

6.會(huì)議結(jié)束后.有些重要的會(huì)議,還需要在會(huì)后形成紀(jì)要,應(yīng)督促會(huì)議記錄人員及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要,呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱、下發(fā).同時(shí)要根據(jù)會(huì)議記錄的決議事項(xiàng),加強(qiáng)執(zhí)行監(jiān)督.

7.會(huì)議zui后形成的會(huì)議文件要及時(shí)歸檔.別忘了,對(duì)于會(huì)議組織者要及時(shí)對(duì)會(huì)議整個(gè)組織流程進(jìn)行反思,有哪些環(huán)節(jié)做得不夠好,有哪些環(huán)節(jié)做的好,及時(shí)總結(jié),慢慢制定出會(huì)議組織的標(biāo)準(zhǔn)流程,這樣既能節(jié)約時(shí)間、提高效率,也避免遺漏事項(xiàng).二、高效率的會(huì)議會(huì)務(wù)策劃注意事項(xiàng)

1.會(huì)議場(chǎng)地布置　　根據(jù)會(huì)議的人數(shù)和目的,可以選擇課桌式,宴會(huì)式,劇院式等各種臺(tái)型布置.一般會(huì)務(wù)公司會(huì)根據(jù)您的要求來(lái)設(shè)計(jì)特別臺(tái)型,增加橫幅、廣告畫(huà)等等,讓您的會(huì)場(chǎng)更顯尊貴.

2.會(huì)議接待　　找一家經(jīng)驗(yàn)豐富的會(huì)務(wù)公司,他們可以提供各種類型的會(huì)議服務(wù)咨詢,并可以根據(jù)您的會(huì)議目的,人數(shù),財(cái)務(wù)預(yù)算及其它各種特殊項(xiàng)目制作一項(xiàng)屬于您的會(huì)務(wù)策劃.

3.廣告產(chǎn)品設(shè)計(jì)與制作　　安排設(shè)計(jì)會(huì)議產(chǎn)品展示,印刷邀請(qǐng)函和胸卡會(huì)議主題或產(chǎn)品介紹書(shū).

4.會(huì)務(wù)設(shè)備　　一般性的會(huì)議設(shè)備有:主席臺(tái)、演講臺(tái)、無(wú)線(有線)麥克、白板、紙筆、屏幕、幻燈機(jī)、多媒體投影儀、背景板、指示牌、簽到臺(tái)等,高等級(jí)的會(huì)議將根據(jù)要求提供專業(yè)舞臺(tái)、音響擴(kuò)音系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、演出燈光系統(tǒng)、視聽(tīng)設(shè)備、電視墻等.

5.會(huì)后總結(jié)　　為使會(huì)議有一個(gè)更圓滿的效果,要花功夫整理會(huì)務(wù)資料,統(tǒng)計(jì)客戶名單、地址、整理歸檔客戶反饋意見(jiàn)、總結(jié)會(huì)議意見(jiàn),安排客戶返回等.