什么是會務(wù)公司呢?會務(wù)公司也被稱為會議服務(wù)公司,是由具備豐富會務(wù)知識、嫻熟社交技能和完備執(zhí)行能力的專業(yè)人員組成的綜合性會議服務(wù)機(jī)構(gòu),專門為市場提供全面的會議和活動策劃、組織、統(tǒng)籌等執(zhí)行工作.　　會議服務(wù)是指會場有一些從事現(xiàn)場服務(wù)的工作人員,通常被稱為會議官員.這些人員要通曉外語,熟悉國際會議的程序,一般都經(jīng)過培訓(xùn).他(她)們似乎做的都是一些具體服務(wù)工作,但卻是保證會議順利進(jìn)行不可缺少的環(huán)節(jié).國際機(jī)構(gòu)的常設(shè)秘書處還設(shè)有專門負(fù)責(zé)會議服務(wù)的部門,對會議官員有一整套嚴(yán)格的要求.

一、會議公司類型

1、會議服務(wù)公司:這種類型的會議公司大多是以資源整合占優(yōu),它們往往擁有豐富的會議場地、會議旅游、交通、住宿等方面的會議資源;

2、會議執(zhí)行公司,這種類型的會議公司的會議執(zhí)行能力很強(qiáng),一般執(zhí)行會議的經(jīng)驗較多,在會議行業(yè)內(nèi)也做了相當(dāng)長時間,一般會提供會議設(shè)備租賃、會議舞臺搭建、會議用品制作等會議執(zhí)行服務(wù),以實業(yè)為主,價格相當(dāng)較低,但這類公司卻沒有承辦會議的能力,它只是提供會議的一部分(執(zhí)行)服務(wù)而已;

3、會議策劃公司:這類會議公司大多是以會議策劃為主,一般情況是有廣告設(shè)計、公關(guān)公司兼營或轉(zhuǎn)型而來,因此這類會議公司有著良好的客戶服務(wù)意識和方案創(chuàng)作能力,可以很快的博得客戶的認(rèn)可,這說明它們的前期工作做得很到位,但會議的執(zhí)行經(jīng)驗卻不很強(qiáng),往往會出現(xiàn)會議執(zhí)行過程中漏洞百出以致于會議失敗的效果.　　二、會議服務(wù)內(nèi)容　　1、會議開始前,負(fù)責(zé)與會人員的注冊登記,包括簽到和領(lǐng)取代表證件、會議文件及紀(jì)念品等;

2、每次會議開始前,在進(jìn)門處檢查與會人員證件;會議開始后,將攝影、文字及攝像記者請出會議廳室,將會議廳室的大門關(guān)上;　　3、迎接嘉賓,引導(dǎo)代表等至指定席位;

4、記錄會議的進(jìn)行過程及代表的發(fā)言內(nèi)容;

5、對要求發(fā)言的代表進(jìn)行登記,及時將名單按報名先后順序送交會議主持人或會議秘書.注意記錄下代表的姓名,所代表的國家或機(jī)構(gòu)及發(fā)言順序的先后要求.有的代表要求靠前安排發(fā)言時間,有的要求靠后,有的要求居中,有的不提要求.　　6、在場內(nèi)分發(fā)代表發(fā)言稿、聲明、提案草案、修正案稿等.發(fā)言稿通常在該代表發(fā)言期間分發(fā),如稿件未到,可在主持人發(fā)言小結(jié)時分發(fā),或在下次會議開始前分發(fā).為保證記錄的準(zhǔn)確性,如代表系臨時發(fā)言且有手稿,可在其發(fā)言后向其暫借,復(fù)制后隨即退還;　　7、隨時準(zhǔn)備提供必要的會議文件及有關(guān)資料,供討論時參閱;

8、每次會議開始前檢查燈光、室溫、衛(wèi)生、、桌椅、紙筆、飲水杯、(主持人用)木槌、投影設(shè)備等是否均已符合要求;

9、接聽緊急電話并通知所要求的通話人.會議廳室內(nèi)的電話機(jī)通常只閃光而無鈴聲.秘書接話應(yīng)輕聲.其他人員應(yīng)在會議廳室外的分機(jī)接話,以免干擾會場.

10、會議服務(wù)負(fù)責(zé)人要檢查各類工作人員如同聲傳譯譯員、警衛(wèi)、電工等是否均已到位;各種設(shè)施如電力、空調(diào)、音響、通風(fēng)、同聲傳譯等是否均已通暢待用.

三、會議服務(wù)流程　　1、策劃 作為專業(yè)的會展代理公司,我們提供會展企劃代理,告訴我們你的想法或者點子,我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨?、招展企劃、會議回執(zhí)等等.

2、咨詢 在此階段,我們將與委托方進(jìn)行初步溝通,并就委托方的一些關(guān)心點提出自己的預(yù)案供選擇譬如在預(yù)算范圍內(nèi)適宜的會議場所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會展交通流程、接待流程等.

3、考察 如果您認(rèn)為溝通后可以相信我們,那么我們可以進(jìn)入這個階段我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟峁┑木频辍h場地、環(huán)境、交通車輛及會展設(shè)備細(xì)節(jié)等等,并在此階段就服務(wù)項目、服務(wù)流程、推進(jìn)計劃、服務(wù)價格等內(nèi)容進(jìn)行深入探討,大致明確雙方的責(zé)任與義務(wù).　　4、確定 這個時間需要的是耐心與細(xì)致我們得一一推敲設(shè)想得流程及預(yù)案,盡可能把方案細(xì)化,然后以書面的形式確認(rèn)雙方的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任,并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議.

5、執(zhí)行 嚴(yán)格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議,將是雙方合作精神的高度升華.不管設(shè)想如何,任何計劃都是存在紕漏的,需要合作雙方本著合作的理念,拋開暫時的不合,以會展的圓滿結(jié)局為一致奮斗目標(biāo).在此期間,雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務(wù)視為協(xié)議的延伸,并臨時決定雙方簽字負(fù)責(zé)人,所有臨時往來允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行.

6、結(jié)算 雙方財務(wù)人員認(rèn)真核對各類單據(jù),嚴(yán)格按照協(xié)議執(zhí)行核算.