現(xiàn)在很多的公司都選擇會(huì)議公司進(jìn)行會(huì)議策劃,但是大多數(shù)人對(duì)會(huì)議公司的會(huì)議服務(wù)范圍以及流程不是很了解,下面小編就進(jìn)行具體的分析.一、會(huì)議服務(wù)的服務(wù)范圍

1、會(huì)議開(kāi)始前,負(fù)責(zé)與會(huì)人員的注冊(cè)登記,包括簽到和領(lǐng)取代表證件、會(huì)議文件及紀(jì)念品等;

2、每次會(huì)議開(kāi)始前,在進(jìn)門(mén)處檢查與會(huì)人員證件;會(huì)議開(kāi)始后,將攝影、文字及攝像記者請(qǐng)出會(huì)議廳室,將會(huì)議廳室的大門(mén)關(guān)上;

3、迎接嘉賓,引導(dǎo)代表等至指定席位;

4、記錄會(huì)議的進(jìn)行過(guò)程及代表的發(fā)言?xún)?nèi)容;

5、對(duì)要求發(fā)言的代表進(jìn)行登記,及時(shí)將名單按報(bào)名先后順序送交會(huì)議主持人或會(huì)議秘書(shū).注意記錄下代表的姓名,所代表的國(guó)家或機(jī)構(gòu)及發(fā)言順序的先后要求.有的代表要求靠前安排發(fā)言時(shí)間,有的要求靠后,有的要求居中,有的不提要求.

6、在場(chǎng)內(nèi)分發(fā)代表發(fā)言稿、聲明、提案草案、修正案稿等.發(fā)言稿通常在該代表發(fā)言期間分發(fā),如稿件未到,可在主持人發(fā)言小結(jié)時(shí)分發(fā),或在下次會(huì)議開(kāi)始前分發(fā).為保證記錄的準(zhǔn)確性,如代表系臨時(shí)發(fā)言且有手稿,可在其發(fā)言后向其暫借,復(fù)制后隨即退還;

7、隨時(shí)準(zhǔn)備提供必要的會(huì)議文件及有關(guān)資料,供討論時(shí)參閱;

8、每次會(huì)議開(kāi)始前檢查燈光、室溫、衛(wèi)生、、桌椅、紙筆、飲水杯、(主持人用)木槌、投影設(shè)備等是否均已符合要求;

9、接聽(tīng)緊急電話(huà)并通知所要求的通話(huà)人.會(huì)議廳室內(nèi)的電話(huà)機(jī)通常只閃光而無(wú)鈴聲.秘書(shū)接話(huà)應(yīng)輕聲.其他人員應(yīng)在會(huì)議廳室外的分機(jī)接話(huà),以免干擾會(huì)場(chǎng).

10、會(huì)議服務(wù)負(fù)責(zé)人要檢查各類(lèi)工作人員如同聲傳譯譯員、警衛(wèi)、電工等是否均已到位;各種設(shè)施如電力、空調(diào)、音響、通風(fēng)、同聲傳譯等是否均已通暢待用.二、會(huì)議服務(wù)有哪些流程

1、策劃作為專(zhuān)業(yè)的會(huì)展代理公司,我們提供會(huì)展企劃代理,告訴我們你的想法或者點(diǎn)子,我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨?、招展企劃、?huì)議回執(zhí)等等.

2、咨詢(xún)?cè)诖穗A段,我們將與委托方進(jìn)行初步溝通,并就委托方的一些關(guān)心點(diǎn)提出自己的預(yù)案供選擇--譬如在預(yù)算范圍內(nèi)適宜的會(huì)議場(chǎng)所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場(chǎng)所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會(huì)展交通流程、接待流程等.

3、考察如果您認(rèn)為溝通后可以相信我們,那么我們可以進(jìn)入這個(gè)階段--我們會(huì)安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟峁┑木频?、?huì)議場(chǎng)地、環(huán)境、交通車(chē)輛及會(huì)展設(shè)備細(xì)節(jié)等等,并在此階段就服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)流程、推進(jìn)計(jì)劃、服務(wù)價(jià)格等內(nèi)容進(jìn)行深入探討,大致明確雙方的責(zé)任與義務(wù).

4、確定這個(gè)時(shí)間需要的是耐心與細(xì)致--我們得一一推敲設(shè)想得流程及預(yù)案,盡可能把方案細(xì)化,然后以書(shū)面的形式確認(rèn)雙方的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任,并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議.

5、執(zhí)行嚴(yán)格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議,將是雙方合作精神的高度升華.不管設(shè)想如何完美,任何計(jì)劃都是存在紕漏的,需要合作雙方本著合作的理念,拋開(kāi)暫時(shí)的不合,以會(huì)展的圓滿(mǎn)結(jié)局為一致奮斗目標(biāo).在此期間,雙方需要口頭或書(shū)面承諾原來(lái)協(xié)議以外的服務(wù)視為協(xié)議的延伸,并臨時(shí)決定雙方簽字負(fù)責(zé)人,所有臨時(shí)往來(lái)允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行.

6、結(jié)算雙方財(cái)務(wù)人員認(rèn)真核對(duì)各類(lèi)單據(jù),嚴(yán)格按照協(xié)議執(zhí)行核算.